Evidentemente que os directores das grandes companhias, e também das menos grandes, têm secretárias que se ocupam da recepção dos telefonemas que lhes são dirigidos e que decidem da sua importância relativa.
Estes lugares de confiança são dados a mulheres que, de um modo geral, possuem uma preparação sólida e cuja competência e capacidades diplomáticas puderam ser observadas em diferente situações. Elas nunca parecem estar com pressa, embora possam estar submersas em trabalho; as suas vozes permanecem sempre calmas e a sua linguagem irrepreensível, ainda que as encham de insultos, o que, por vezes, acontece. Estas qualidades adquirem-se com prática e proporcionam-lhes uma situação invejável e bem remunerada.
A secretária de um chefe de departamento ou de um executivo recebe todos os telefonemas, conforme já foi referido. Quando ergue o auscultador, responderá sem demora: "Gabinete do Sr. Ferreira"; e, se a secretária reconhece a voz de quem está ao telefone, pode acrescentar: "É a Secretária quem está ao telefone".
Se o patrão está livre e pronto a responder, é-lhe passada imediatamente a chamada. Se o patrão informou a sua secretária de que está em reunião e não quer ser incomodado, a não ser em caso de urgência, a secretária responde: "Lamento, mas o Sr. Ferreira não está , neste momento, no seu gabinete; em que posso ser útil?"; ou: "Deseja falar ao seu adjunto, o Sr. Esteves?"
É indelicado responder: "Do que se trata?"
Quem telefona pode ter qualquer assunto pessoal a discutir com o patrão e não desejar dar dele conhecimento à secretária.
Se o patrão está ocupado noutra linha telefónica, a secretária deve avisar a pessoa que telefona e sugerir-lhe que espere um pouco. Se a espera ultrapassar os dois minutos, deve retomar o telefone e perguntar: "- Deseja esperar mais tempo ou quer que ele telefone para o senhor?"
Já dissemos que toda a gente se deverá identificar, quando chama alguém ao telefone, mas nem todos os fazem.
A secretária competente deverá usar de diplomacia nestas circunstâncias e perguntar: " - Quem está ao telefone?" Mas esta pergunta só poderá formular-se , quando o patrão receber pessoalmente todas as chamadas; de outro modo, se o patrão quer seleccionar as suas chamadas, isto é se ele não quer responder pessoalmente a certas chamadas importantes, a pergunta "- Quem está ao telefone?", seguida, alguns instantes depois, de: "- O Senhor Ferreira não está no seu gabinete", é quase um insulto ou permite que quem telefona possa pensar que não lhe ligam ou que está a ser importuno. Evidentemente que, se se tratar de uma pessoa muito aborrecida, que importuna frequentemente e com a qual se não deseja ter negócios por razões de peso, se poderá aplicar esta grosseria. Mas, mesmo neste caso, não se deverá pedir: "- Queira deixar-me o seu número de telefone; o Sr. Ferreira telefona-lhe mais tarde", quando se sabe que o Sr. Ferreira não telefonará. Porque, não fazer uma chamada prometida, é indelicadeza que não se deverá praticar, sejam quais forem as circunstâncias. Nesse caso é preferível tentar dar a informação pedida, se a pessoa que telefona aceita dizer o que pretende, ou inventar uma razão plausível, como: "- O Sr. Ferreira está em viagem e só regressará na próxima semana."
A secretária poderá depois discutir à vontade com o patrão a maneira futura de afastar o importuno. Mas, mesmo assim, a delicadeza deve continuar a dominar a situação. O tom de voz bastará para que uma secretária hábil e competente possa fazer compreender que é inútil insistir.
Repetimos que a promessa de responder a uma chamada telefónica deve ser cumprida. O telefonema deve ser feito o mais rapidamente possível e, se o atraso se tiver prolongado, uma secretária competente e zelosa deve tomar ela própria a iniciativa de fazer a chamada, justificar o atraso e indicar, com a exactidão possível, quando o patrão estará disponível. Porque não há nada mais frustrador do que esperar indefinidamente pelo toque do telefone, tam como não há nada mais enervante do que esperar, de telefone no ouvido, por uma mensagem ou uma resposta que não chegam.
Falámos de secretária particular de um executivo, mas as mesmas exigências devem ser aplicadas a qualquer pessoa que tenha de dar uma informação pedida pelo telefone. Por exemplo: você trabalha num grande armazém e uma cliente telefona a pedir uma informação. Você deve indicar o nome da Secção e identificar-se: " - Secção de roupa de casa, fala Ana Maria." Se houve engano e a cliente tinha pedido a secção de tapetes, não é altura de começar a discutir com a telefonista do PBX, mas deverá dizer simplesmente: " - Um Momento, por favor, vou pedir a ligação para a secção de tapetes; não desligue, por favor." E é fundamental ter uma voz agradável, ainda que esteja fatigada, aborrecida e cheia de trabalho.
A reputação do seu armazém está em causa, do mesmo modo que o seu emprego. Nunca se sabe quando uma cliente utiliza a sua resposta desagradável para apresentar uma queixa e causar-lhe aborrecimentos. Sabe bem que há clientes incomodas. Às vezes uma loja é obrigada a sacrificar uma modesta empregada a fim de conservar uma cliente importante, sobretudo se a empregada deu azo a que se pusesse em causa a sua competência ou a sua boa educação.
Quando uma secretária tem que anotar uma mensagem telefónica, é muito importante que o faça correctamente, isto é, que tome nota do nome e apelido da pessoa que telefonou, do seu número de telefone, do nome da firma e, se calhar, do género de telefonema. Se o nome não é conhecido, é absolutamente correcto pedir que seja soletrado e repetido o número do telefone.
É evidentemente natural que, de vez em quando, uma empregada receba um telefonema pessoal quando está no trabalho. Mas estas chamadas devem ser o menos frequentes possível e sobretudo muito breves. Nas organizações muito grandes, certos quadros têm gabinetes particulares, mas isso não é razão para discutir os assuntos de família durante o tempo reservado ao trabalho. O que é lógico.
Num pequeno gabinete onde a recepcionista tem também a responsabilidade do PBX é por vezes difícil desempenhar simultaneamente ambas as funções. No entanto, um pouco de diplomacia e muita delicadeza causarão boa impressão junto do visitante. Se a empregada está ao telefone na altura em que ele chega, ela pode sorrir e indicar-lhe uma cadeira. E ocupar-se-á dele assim que desligue o telefona.
O telefone-televisor em breve nos permitirá ver as pessoas com quem estivermos em comunicação, mas, até lá a nossa personalidade, a nossa atitude, depende da nossa voz. Esforcemo-nos portanto por causar a melhor impressão possível neste contacto social, que, para a maior parte de nós, é muito frequente.
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( By MFJ)
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